Ein Werbeartikel für eine Messe sollte eine klare Aufgabe erfüllen: ein Gespräch eröffnen, die Präsentation Ihres Angebots begleiten oder nach der Veranstaltung an das Treffen erinnern. Beginnen Sie deshalb mit Ihrem Ziel, Ihrer Zielgruppe und der Frage, wie Sie die Produkte überreichen möchten. Anschließend können Sie Farbe, Modell und Position des Logos auswählen.
Legen Sie zuerst fest, wen Sie erreichen möchten
Überlegen Sie, wer Ihren Stand besucht und was diese Menschen brauchen. Ein Geschenkset für Besucher einer Fachmesse kann anders aussehen als eines für Menschen, die Ihr Unternehmen zum ersten Mal kennenlernen. Drei Fragen helfen dabei: Wer erhält den Artikel, in welcher Situation wird er verwendet und was soll von Ihrer Marke in Erinnerung bleiben?
Wenn Sie verschiedene Besuchergruppen erwarten, müssen Sie nicht für alle dasselbe Geschenk vorbereiten. Teilen Sie die Produkte danach ein, in welcher Situation Sie sie überreichen:
- Für einen breiten Besucherkreis: kleine Artikel, die sich einfach verteilen lassen, etwa Kugelschreiber, Taschennotizbücher oder kleine Accessoires.
- Für Personen mit Interesse an Ihrem Angebot: ein Produkt mit Bezug zu ihrer Arbeit oder zum Gesprächsthema, etwa ein Notizbuch, Organizer oder Schreibtischzubehör.
- Für Partner und eingeladene Gäste: ein persönlicheres Geschenk oder ein abgestimmtes Set, passend zur Geschäftsbeziehung und zum Anlass.
Wählen Sie Produkte, die sich bequem mitnehmen lassen
Messebesucher haben häufig bereits eine Tasche, Unterlagen und persönliche Gegenstände dabei. Prüfen Sie vor der Bestellung eines größeren Artikels dessen Maße, Gewicht und Verpackung. Passt er in eine Tasche? Lässt er sich am Stand bequem überreichen? Braucht er zusätzlichen Schutz beim Transport?
Achten Sie auch auf die Verarbeitung: Verschluss, Nähte, Befestigung einzelner Teile und Qualität der für den Druck vorgesehenen Oberfläche. Wenn diese Details für Ihr Projekt wichtig sind, fragen Sie nach einem Muster oder Detailfotos. Orientieren Sie sich bei der Auswahl eines langlebigen Produkts an der Spezifikation und der Bewertung des konkreten Modells.
Kalkulieren Sie die gesamten Kosten
Ihr Budget für Werbeartikel mit Logo sollte die gesamte fertig vorbereitete Bestellung abdecken. Nutzen Sie für Angebotsvergleiche dieselben Vorgaben: Stückzahl, Produktfarben, Motiv und Größe der Veredelung, Anzahl der Veredelungsflächen sowie Verpackung.
Fragen Sie auch nach der Vorbereitung der Veredelung, einem möglichen Muster, dem Zusammenstellen von Sets und der Lieferung. Klären Sie, welche Beträge netto und welche brutto angegeben sind. So können Sie besser beurteilen, was in Ihr Budget passt, ohne am Ende der Bestellung auf wichtige Bestandteile verzichten zu müssen.
Stimmen Sie die Stückzahl auf Ihre geplanten Gespräche ab
Schätzen Sie die Menge anhand Ihrer bisherigen Veranstaltungserfahrungen, geplanten Termine und der Organisation Ihres Messestands. Berechnen Sie Artikel zur breiteren Verteilung, Geschenke für interessierte Kunden und Sets für Partner getrennt. Berücksichtigen Sie auch Ausstellungsexemplare und eine zu Ihrer Planung passende Reserve.
Vereinbaren Sie vorher im Team, wann welche Produkte überreicht werden. Diese einfache Einteilung erleichtert den Umgang mit den verfügbaren Mengen und hält die für vereinbarte Gespräche vorgesehenen Geschenke bereit.
Achten Sie auf eine klare, einheitliche Botschaft
Logo, Farben und Werbebotschaft sollten zu Ihrem Messestand und Ihren Werbematerialien passen. Auf einem kleinen Produkt muss nicht Ihr gesamtes Angebot stehen. Wählen Sie eine Botschaft, die auf der verfügbaren Fläche gut lesbar bleibt.
Prüfen Sie vor der Freigabe des Entwurfs Rechtschreibung, Proportionen, Kontrast und Größe der Veredelung. Wenn Sie einen QR-Code verwenden, testen Sie die Zieladresse und die Scanbarkeit in der vorgesehenen Größe. Beurteilen Sie den Entwurf für das konkrete Produkt und nicht ausschließlich anhand der vergrößerten Bildschirmansicht.
Klären Sie den Liefertermin vor der Bestellung
Nennen Sie das Veranstaltungsdatum, den Lieferort und den Tag, an dem die Produkte spätestens bei Ihnen sein müssen. Fragen Sie, wann der Entwurf freigegeben werden muss und ob ein Muster, eine besondere Verpackung oder eine individuelle Fertigung den Zeitplan beeinflusst. Lassen Sie Verfügbarkeit und Lieferzeit für das gewählte Modell, die Stückzahl und die Veredelung bestätigen.
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